Automatyzacja windykacji miękkiej
Faktury czekają, telefony się urywają, a ktoś w firmie musi pamiętać, komu i kiedy wysłać przypomnienie? Zaległości rosną nie dlatego, że klienci nie chcą płacić, tylko dlatego, że nikt konsekwentnie nie pilnuje terminów. Budujemy system, w którym dane księgowe, komunikacja z klientem i praca zespołu spotykają się w jednym miejscu, a automatyzacje zamieniają rozproszone przypomnienia w uporządkowaną ścieżkę kontaktu z dłużnikiem. Windykacja miękka przestaje być gaszeniem pożarów, a staje się przewidywalnym procesem, który działa niezależnie od tego, kto akurat jest na urlopie. W Scorise projektujemy i wdrażamy automatyzacje windykacji miękkiej tak, by pieniądze wracały do Twojej firmy szybciej, a relacja z klientem została nienaruszona.
Zbuduj proces, w którym żadna zaległość nie czeka na przypadkowe przypomnienie
Odetnij chaos od nieopłaconych faktur. Wdrażamy automatyzacje, które przypominają klientom o płatności, zanim sprawa trafi do prawnika.
8 powodów, dla których musisz wdrożyć automatyzację windykacji miękkiej ze Scorise
1. Ścieżka kontaktu z dłużnikiem zamiast przypadkowych telefonów
Na starcie odtwarzamy Twój faktyczny scenariusz odzyskiwania należności: od pierwszego dnia po terminie płatności, przez kolejne przypomnienia, aż po eskalację do działu prawnego. Windykacja przestaje zależeć od tego, kto akurat pamięta o zaległości, a zaczyna działać jak ustalona sekwencja kroków.
2. Gotowe scenariusze przypomnień dopasowane do rodzaju należności
Budujemy osobne ścieżki dla drobnych zaległości, dużych kontraktów czy klientów stałych i jednorazowych. Wybór właściwego scenariusza uruchamia cały ciąg działań, terminów przypomnień i osób odpowiedzialnych za kontakt.
3. Reguły eskalacji, które same pilnują terminu
Ustawiamy reguły oparte na liczbie dni po terminie płatności i braku reakcji klienta. Kiedy zaległość przekracza ustalony próg, system sam zmienia priorytet sprawy, przypisuje ją do kolejnej osoby w łańcuchu windykacyjnym i przypomina o następnym kroku. Odpowiedzialność za eskalację przestaje leżeć na jednej osobie.
4. Integracja z systemem księgowym, pocztą i komunikatorami
Łączymy system automatyzacji z oprogramowaniem księgowym, skrzynką mailową, SMS-ami i CRM-em, dzięki czemu każda przeterminowana faktura automatycznie generuje przypomnienie z danymi klienta, kwotą i historią płatności. Nikt nie musi ręcznie przeglądać rejestru należności w poszukiwaniu zaległości.
5. Jasno przypisana odpowiedzialność za każdą zaległość
Projektujemy strukturę statusów i etapów windykacji tak, by każda przeterminowana faktura miała konkretnego właściciela, termin kolejnego kontaktu i priorytet. Automatyzacje pilnują, żeby żadna sprawa nie została bez opieki między działami.
6. Widok zaległości i skuteczności odzyskiwania bez ręcznych zestawień
Konfigurujemy dashboardy, które same pokazują sumę zaległości, wiek przeterminowanych faktur, skuteczność poszczególnych scenariuszy przypomnień i czas potrzebny na odzyskanie płatności. Zarząd dostaje aktualny obraz sytuacji bez proszenia księgowości o raport.
7. Automatyczne przekazanie sprawy dalej, kiedy przypomnienia nie działają
Tworzymy scenariusze, w których brak reakcji po kilku przypomnieniach automatycznie przenosi sprawę do kolejnego etapu, na przykład kontaktu telefonicznego, rozmowy handlowca albo przekazania do obsługi prawnej. Proces sam decyduje, kiedy czas na twardszy krok.
8. Stałe dopracowywanie procesu razem z Twoją firmą
Po wdrożeniu nadal sprawdzamy, które scenariusze przypomnień realnie skracają czas spłaty, gdzie klienci najczęściej ignorują pierwszy kontakt, a gdzie proces można uprościć. Dopracowujemy ścieżkę windykacji tak, by działała coraz skuteczniej.
Kliknij ENTER, umów strategię automatyzacji windykacji miękkiej i odzyskuj należności bez chaosu ze Scorise.
Chcesz, żeby zaległe faktury nie czekały na to, aż ktoś w firmie sobie o nich przypomni, tylko na system, który konsekwentnie pilnuje terminu?
Dlaczego my?
Przykładowe automatyzacje windykacji miękkiej, które odblokują Twój zespół
Automatyczne zadanie po przeterminowanej fakturze
Faktura, która przekroczy termin płatności w systemie księgowym, sama tworzy zadanie w procesie windykacyjnym z kwotą, danymi klienta i sugerowanym pierwszym krokiem kontaktu.
Reguły przypomnień, które nie pozwalają sprawie ucichnąć
Brak wpłaty po pierwszym przypomnieniu automatycznie podnosi priorytet sprawy, ustawia kolejny termin kontaktu i informuje osobę odpowiedzialną za dalszy etap. Po zaksięgowanej płatności sprawa zamyka się sama.
Segmentacja klientów według historii płatności
Klienci płacący regularnie i klienci notorycznie zalegający trafiają do osobnych ścieżek windykacji, z innym tonem komunikacji i innym tempem eskalacji, dobieranych automatycznie na podstawie historii płatności.
NASZ PROCES
Jak wygląda proces wdrożenia automatyzacji windykacji miękkiej?
Sprawdzamy, jak dziś przebiega kontakt z dłużnikiem: kto wysyła przypomnienia, po ilu dniach, gdzie giną informacje o zaległościach i ile razy ta sama sprawa jest omawiana na kilku kanałach naraz.
Ustalamy etapy procesu, dane potrzebne przy każdej sprawie, role osób zaangażowanych oraz próg, przy którym sprawa trafia do kolejnego etapu eskalacji.
Konfigurujemy sekwencje działań uruchamiane automatycznie po terminie płatności, wraz z regułami przenoszącymi sprawę dalej przy braku reakcji klienta.
Łączymy system automatyzacji z oprogramowaniem księgowym, pocztą, SMS-ami i, jeśli to potrzebne, z dodatkową platformą automatyzacji, tak by zaległa faktura sama trafiała do procesu bez ręcznego wprowadzania danych.
Przygotowujemy jasne zasady pracy w nowym procesie: kto wysyła które przypomnienie, jakim tonem, na jakim etapie i kiedy sprawa przestaje być „miękka”. Uczymy osoby odpowiedzialne, jak czytać dane z dashboardu.
Po uruchomieniu sprawdzamy, na którym etapie klienci najczęściej reagują, gdzie proces się wydłuża, i korygujemy scenariusze tam, gdzie przestały być skuteczne.
FAQ. Co jeszcze warto wiedzieć o automatyzacji windykacji miękkiej?
Nie. Proces sprawdza się zarówno przy kilkunastu, jak i kilku tysiącach faktur miesięcznie. Różnica polega na skali danych, a nie na samej logice procesu, dlatego mała firma odczuje porządek szybciej, a duża zyska przede wszystkim czas zespołu.
Nie. System pilnuje terminów, generuje przypomnienia i eskaluje sprawy, ale ostateczną rozmowę z ważnym klientem najczęściej prowadzi człowiek. Automatyzacja ma zadbać o to, żeby ta rozmowa w ogóle się odbyła we właściwym momencie.
Nie. Automatyzację budujemy wokół narzędzi, których już używasz, łącząc je tak, by dane o płatnościach automatycznie uruchamiały proces windykacyjny, bez wymiany istniejącego oprogramowania księgowego.
Podstawowe scenariusze przypomnień i reguły eskalacji można uruchomić w ciągu kilku tygodni. Pełny proces, obejmujący integrację z księgowością i segmentację klientów, dopracowujemy zwykle w kilku kolejnych etapach wdrożenia.
Kluczem jest ton i tempo komunikacji, a nie sama automatyzacja. Dlatego projektujemy scenariusze tak, by pierwsze przypomnienia były łagodne i rzeczowe, a twardsza komunikacja pojawiała się dopiero wtedy, gdy wcześniejsze kroki nie przyniosły reakcji.
Zwykle zaczynamy od jednego segmentu należności, na przykład drobnych, powtarzalnych zaległości, gdzie efekt widać najszybciej. Gdy ten fragment procesu działa przewidywalnie, rozszerzamy scenariusze na pozostałe rodzaje klientów i kontraktów.
Bezpłatna konsultacja z naszą agencją digitalową
Skontaktuj się z nami
Podczas konsultacji przeanalizujemy Twoje dotychczasowe działania promocyjne, internetowe i stronę internetową lub sklep online. Zaproponujemy ich optymalizacje i pokażemy Ci, jak zrealizować Twoje cele biznesowe z wykorzystaniem marketingu internetowego. Zadzwoń do nas lub wyślij wiadomość.
Poznaj nasz podcast marketingowy
Obejrzyj materiały edukacyjne naszego CEO
Podcast Scorise to wartościowa propozycja dla osób, które chcą rozwijać biznes w sposób strategiczny, zdobywać sprawdzone inspiracje i radzić sobie z wyzwaniami typowymi dla rozwijających się organizacji
Główne tematy poruszane w podcaście to:
- Optymalizacja procesów i wdrażanie standardów organizacyjnych,
- Zarządzanie przepływem pracy i eliminacja wąskich gardeł,
- Wykorzystanie narzędzi takich jak teoria ograniczeń do szybkiego zwiększania zysków i wydajności,
- Tworzenie skutecznych procedur, systemów sprzedaży oraz automatyzacja działań,
- Praktyczne podejście do budowania silnych zespołów oraz rozwijania kompetencji.
Opinie
Referencje naszych klientów
Z nami dotrzesz do nowych użytkowników za pomocą kanałów, w których kryje się największy potencjał.
Opinia z Google Maps
Piotr Trzaskowski
Firma nastawiona jest na wyniki swoich klientów. Osiąga je i o to właśnie chodzi. Usługi Scorise szczególnie przydatne są dla firm produkcyjnych, z sektora offline, dystrybutorów oraz startupów.🔥
Opinia z Google Maps
Grzegorz Stępień
Korzystam z usług Scorise od ponad roku. Nie ma im nic do zarzucenia. Merytoryczne podejście do Klienta, otwarcie na potrzeby i rzetelne podejście. Mocne zaangażowanie samego Prezesa Michała.
Opinia z Google Maps
Arkadiusz
Od ponad roku współpracujemy z firmą Scorise. Efekty są zdecydowanie zauważalne. Wcześniej działaliśmy tylko na poleceniach. Teraz trafiają do nas ludzie znajdujący nas w internecie. Polecam serdecznie
Opinia z Google Maps
Karol Bartkowski
Zarówno z właścicielem jak i z zespołem współpracujemy ponad rok i bez zbędnego słodzenia, powiem, że robią TO co trzeba, TAK jak trzeba i WTEDY kiedy trzeba!
Dlatego ich polecam.
Opinia z Google Maps
Daniel Rydel
Polecam Michała ze Scorise, który ma nie tylko dużą wiedzę z zakresu marketingu, ale również szerokie spojrzenie na pokrewne obszary funkcjonowania firmy.
Opinia z Google Maps
Michał Pycio
Konkretne, merytoryczne i przede wszystkim liczbowe podejście do tematu. Jeśli ktoś szuka partnera do obsługi digitalu to lepiej nie mógł trafić. Szczególnie jeśli mówimy o kierowaniu leadów do sklepów internetowych (czyli e-commerce) 😉
Opinia z Google Maps
Mateusz Konopacki
Polecam Michała ze Scorise, który ma nie tylko dużą wiedzę, z zakresu marketingu ale również szerokie spojrzenie na pokrewne obszary funkcjonowania firmy
Opinia z Google Maps
Filip Nowaczyński
Profesjonalne podejście do usługi, przejrzysta komunikacja wyników. Polecam!
Opinia z Google Maps
Olgierd Lankajtes
Znam osobiście Michała Toczyskiego i wiem, że posiada dużą wiedzę merytoryczną oraz lata doświadczenia w obszarze marketingu internetowego, a swoją działalność…
Opinia z Google Maps
Wodzirej Karol (Karol Stolarski)
Od kilku lat jestem klientem Scorise. Mój biznes (wodzirej weselny) opiera się na dobrej opinii a także na tym jak łatwo znajdują mnie Klienci pośród tysięcy ofert. Odkąd zacząłem współpracę ze Scorise widzę znaczy wzrost ilości zapytań od narzeczonych. Zawsze pytam jak do mnie trafili. Co raz więcej mówi, że znaleźli mnie przez Google. A to jest właśnie zasługa Scorise. Mają bardzo fajne pomysły jak można organicznie podciągnąć stronę w wyszukiwaniach. Co miesiąc mam pełny raport co planujemy, co zrobiliśmy i jakie są aktualne efekty jeśli chodzi o statystyki. Pełna profeska. Mają podział na ekspertów od różnych rzeczy typu teksty, pozycjonowanie, adwordsy itp. Jestem w kontakcie ze wszystkimi tymi ludźmi, jest to stała opieka. Jeśli ktoś szuka firmy, która może go dobrze i mądrze wypozycjonować – z całym przekonaniem polecam Scorise.
Bezpłatna konsultacja
Skontaktuj się z nami
Podczas konsultacji przeanalizujemy Twoje dotychczasowe działania promocyjne, internetowe i stronę internetową lub sklep online. Zaproponujemy ich optymalizacje i pokażemy Ci, jak zrealizować Twoje cele biznesowe z wykorzystaniem marketingu internetowego. Zadzwoń do nas lub wyślij wiadomość.